Kassaregister

Vad är kassaregister och måste jag ha det?

Du som säljer varor och tjänster för mer än 235 200kr inkl.moms per år är skyldig att ha ett certifierat kassaregister. I försäljningen ingår, förutom kontant betalning eller med kontokort, all form av elektroniska betalningar som exempelvis ”Swish”. Syftet med att registrera din försäljning är att skapa konkurrens på rättvisa villkor. Registret ska vara anmält till Skatteverket, som också genomför kontroller. De företag som inte uppfyller kraven kan komma att få en kontrollavgift på 10 000 kronor.

Vad innebär certifierat kassaregister?

För att ditt kassaregister ska vara godkänt måste det vara certifierat. Ett certifierat kassaregister består av två delar som ska fungera ihop:

• En kassaapparat, exempelvis en dator eller mobiltelefon.
• En certifierad kontrollenhet.

Kontrollenheten lagrar kassatransaktionerna på ett säkert sätt, ofta genom krypterad och signerad information. Kontrollenheten skapar en kontrollkod som lagras både i enheten och på e-journalen eller kontrollremsan. Koden skrivs också ut på kvittot. Tillverkare och leverantörer av kassaregister ska lämna in en ”tillverkardeklaration” till Skatteverket där de garanterar att kassaregistret uppfyller de tekniska kraven.

Certifierat kassaregister (krav i korthet)

Alla former av elektroniska betalningar ska enligt Skatteverket jämställas med betalning med kontokort. Exempel på elektroniska betalningar är när en kund använder sin mobiltelefon för att betala via en app. Rätt betalmedel ska synas i kassaregistret och på kvittot.
Enligt kassaregisterlagen (2007:592) måste alla näringsidkare som säljer varor och tjänster mot kontant betalning från och med 1 januari 2010 ha ett certifierat kassaregister som uppfyller kraven i skatteverkets föreskrifter. Detta syftar till att försvåra fusk.

Skatteverket anger i sina föreskrifter att ett certifierat kassaregister består av två enheter; dels ett kassaregister med medföljande tillverkardeklaration som intygar att kassaregistret uppfyller kraven i föreskrifterna, dels en certifierad kontrollenhet för kassaregister som skall certifieras enligt kraven.

Krav i korthet

• Ett kassaregister måste vara kopplad till en certifierad kontrollenhet som är igång och fungerar.
• En kassaapparat måste överföra specificerad information till kontrollenheten.
• Ett kassaregister får inte ha några andra funktioner än vad som framgår av dess dokumentation.
• Kassaapparater får inte vara kopplade till annan utrustning som påverkar funktionernas som omfattas av föreskrifterna.
• Ett kassasystem får inte ha någon mjukvara installerad som påverkar funktionerna som omfattas av föreskrifterna.
• Ett kassaregister måste alltid skriva ut ett kvitto vid köp.
• Övningskvitton, kvittokopior och förhandsnotor måste vara klart märkta så att de inte kan förväxlas med vanliga försäljningskvitton.
• Kvitton och X / Z -rapporter måste innehålla all information som anges i föreskrifterna.
• Kassaapparater får inte kunna skriva ut mer än en kvittokopia.
• Kassaregister ska kunna registrera växelkassa.
• Kassasystem ska ha en tillverkardeklaration som visar att den uppfyller föreskrifternas krav.

Vad är ett kassaregister?

Säljer ett företag varor eller tjänster mot kontant betalning, betalning med kontokort eller betalning med presentkort eller liknande, är det enligt regelverket för kassaregister tvunget att ha ett certifierat kassaregister. Med kassaregister avses kassaapparat, kassaterminal, kassasystem och liknande utrustning som registrerar den försäljning av varor och tjänster som sker mot kontant betalning. Syftet med kravet på kassaregister är att skydda seriösa företagare mot konkurrens från oseriösa företag. Företag som är skyldiga enligt lag att ha ett kassaregister ska anmäla det till Skatteverket.

Även de som bedriver torg- och marknadsförsäljning är skyldiga att ha ett kassaregister.

Vilka krav ska ett certifierat kassaregister uppfylla?

Ett kassaregister ska vara certifierat för att godkännas av Skatteverket. Följande är krav för ett certifierat kassaregister:

• Kassaregistret ska vara tillverkardeklarerat
• Kassaregistret måste vara anslutet till en certifierad kontrollenhet.
• Registreringarna i kassaregistret ska kunna läsas av och skapa en kontrollkod.

Från och med den 1 januari 2027 skärps kraven på kassaregister i Sverige (SKVFS 2021:17), vilket innebär att alla system måste kunna exportera kontrolluppgifter i ett standardiserat XML-format. De nya reglerna är ett led i att förbättra säkerheten, förenkla administrationen och minska risken för fusk inom kontanthandeln. Genom att införa standardiserade format som XML för journalminnen och stärka kraven på kontrollsystem kan Skatteverket lättare granska och säkerställa att korrekt information registreras och rapporteras.

Finns det undantag?

Även om ditt företag omfattas av lagen för kassaregister kan du söka om undantag från skyldigheten att ha kassaregister. Oftast handlar det om att företagaren har ett kassaregister men inte uppfyller kraven för certifiering. Skatteverket beviljar endast undantag om företagaren kan försäkra att det finns underlag. Köpet ska därför fortfarande registreras och ett kvitto ska alltid erbjudas.